PROFORMA INVOICE DALAM ACCURATE

/0 Comments/in /by

Proforma Invoice Dalam Accurate

Maksud proforma invoice dalam dunia perdagangan sering dipakai dalam kegiatan ekspor impor barang. Karena sifatnya yang belum pasti alias proforma maka dalam kegiatan ekspor impor biasanya memakai LC agar ada kepastian regulasi dalam bertransaksi.

Proforma Invoice terdiri dari item barang yang dipesan oleh pembeli, dimana di dalamnya tertera harga jual, jumlah barang yang dipesan,dan total harga barang. Apabila pembeli sudah memberi kejelasan barang yang akan dipesan dan sudah membayar dimuka, proforma invoice atas pemesanan tersebut sudah bisa berubah menjadi invoice.
Dalam kaitan dengan Accurate, maka proforma invoice ini bisa kita persamakan secara konsepnya dengan Sales Order atau Pesanan Penjualan yang ada di menu Sales. Sehingga jika ada pengguna Accurate yang ingin membuat proforma invoice, maka bisa menggunakan fasilitas Sales Order. Langkah-langkahnya sbb :
1. Dari menu Activities | Sales | Sales Order.
2. Tentukan nama pembeli beserta detail barang dan harga yang dipesan.
3. Save and Close.

Agar tampilan proforma invoice bisa lebih meyakinkan (karena template default bernama Sales Order / Pesanan Penjualan), maka Anda perlu mengubah sedikit Deskripsi atau Judul form Sales Order tsb. Caranya :

1. Dari menu Setup / Persiapan | Form Template / Rancangan Formulir

2. Doubleclick pada nama rancangan Sales Order yang akan diganti judul / Title nya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Ubah pada bagian Title / Judul menjadi Proforma Invoice.

4. Untuk memastikan hasil tampilan sudah pas, klik Designer.

5. Atur posisi tulisan Proforma Invoice sesuai kebutuhan Anda, lalu klik Save.

6. Template telah siap untuk digunakan.

(Available for v4 & v5) 

 

PREVIEW / CETAK SALES RECEIPT, URUT BERDASARKAN NOMOR INVOICE

/0 Comments/in /by

Preview / Cetak Sales Receipt, Urut Berdasarkan Nomor Invoice

Jika saat melakukan Sales Receipt terdiri dari beberapa Nomor Invoice yang di centang box “Pay” nya, lalu saat di Preview ingin hasil Preview nya ini urut berdasarkan Nomor Invoice, maka untuk langkah settingnya adalah sbb :

  • Dari menu Setup | Form Template | Pilih Rancangan Sales Receipt, kemudian double-click pada Nama Rancangan yang akan diedit, lalu click Design as FRF. 
  • Click pada Page2, akan ada 3 IBX. Silahkan click IBX no 3 dari kiri, lalu tekan F11 di keyboard dan akan muncul Object Inspector.
  • Pada Object Inspector click SQL dan akan muncul SQL Editor.
  • Pada SQL Editor tambahkan informasinya dari :

ORDER BY a.Seq

menjadi

ORDER BY b.InvoiceNo

Sehingga tampilan keseluruan SQL nya akan menjadi seperti ini :

 

  • Selanjutnya click tanda centang atau OK pada bagian atas untuk menyimpan hasil penambahan tsb, dan silahkan keluar dari Design as FRF.
  • Lakukan preview menggunakan template yang telah diedit tsb pada transaksi sales receipt yang sudah pernah dibuat.

(Available for V4) 

 

 

 

MENAMPILKAN WAKTU DAN TANGGAL CETAK PADA TEMPLATE

/0 Comments/in /by

Menampilkan Waktu dan Tanggal Cetak Pada Template

Saat kita ingin print preview suatu template, kita bisa memasukan keterangan kapan waktu dan tanggal cetak atas template tsb. Caranya adalah sbb:
  1. Pilih menu Setup | Form Templates, kemudian pilih salah satu template yang kita inginkan.
  2. Jika sudah memilih template-nya, klik tombol Designer.
  3. Setelah masuk ke jendela designer, buat Insert Rectangle Object lalu geser ke tempat atau space yang kita inginkan.
  4. Masukan variable [TIME] dan [DATE].
  5. Jika sudah, klik tanda ceklis, kemudian tutup jendela designer dan Save. 

(Available for v4) 

 


MEMBUAT ITEM PARENT DAN CHILD

/0 Comments/in /by

Membuat Item Parent dan Child

Pembuatan Item Parent-Child(Induk-anak) ini dilakukan agar dalam tampilan List Item atau Daftar Barang dan Jasa, kita dapat dengan mudah melihat suatu barang berdasarkan kelompok-kelompoknya.

Sebagai contohnya adalah sbb:

 

 

 

 

 

Untuk membuat tampilan demikian, caranya adalah sbb:

  1. Buat terlebih dahulu Item Parent misal namanya BB dan Item Child misal namanya BB 10mm dan BB 12mm. Caranya seperti biasa saja, dari menu List | Item, lalu klik New.
  2. Sekarang sudah ada 3 item dengan naman BB, BB 10mm, dan BB 12mm.
  3. Namun ketiga item ini statusnya tidak saling mengelompokan. Agar item BB bisa menjadi induk atas item BB 10mm dan BB 12mm, maka kita perlu men-setting item yang akan menjadi anaknya dengan mendefine Item Child ke Item Parent-nya seperti gambar berikut:

Lakukan hal yang sama di Item Child lainnya.

Catatan:

  • Item Parent tidak digunakan dalam transaksi. Oleh karena itu, item tsb secara tampilan quantity nya Nol.
  • Jika mau menghapus Item Parent, maka yang terlebih dahulu dilakukan adalah menghapus Item Child. Jika Item Child sudah memiliki transaksi, maka hapus dahulu transaksinya.
  • Item Parent bukan merupakan Item Category. 

(Available for V4) 

 

 

 

MENAMPILKAN BARCODE INVOICE NUMBER DI PREVIEW SALES INVOICE

/0 Comments/in /by

Menampilkan Barcode Invoice Number Di Preview Sales Invoice

Jika ada kebutuhan untuk mencetak barcode Invoice No. di Sales Invoice, cara edit templatenya sebagai berikut :

  1. Klik Setup | Form Template | Sales Invoice 
  2. Pilih form template yang ingin di edit (double click) lalu klik “Designer”
  1. Klik icon “Insert Barcode object” seperti gambar yang dilingkari dibawah ini

  1. Letakkan ke posisi yang diinginkan.
  2. Selanjutnya, isi settingan seperti ini :

a. Code, klik “fx” | Variable | Invoice , double klik variable “Invoice Number” 

b. Type Of Barcode, pilih yang “Code128A”

c. Options, Checksum dan Human Readable diceklis, Zoom biarkan default ke angka 1

d. Rotation , set ke 0

e. Klik Ok

    1. Save template, lalu preview transaksi Sales Invoicenya, maka hasilnya seperti ini


(Available for V4)

 

 

 

DOWN PAYMENT(DP) / UANG MUKA PEMBELIAN

/0 Comments/in /by

Down Payment(DP) / Uang Muka Pembelian

 

  1. Dari Activities(Aktivitas) | Purchase(Pembelian) | Purchase Order(Pesanan Pembelian), Input pesanan pembelian seperti biasa dengan memilih Vendor dan Item-item yang dipesan berikut harga nya. Kemudian klik button DownPayment diatas.
  2. Akan muncul Form Purchase Invoice(Faktur Pembelian) yang sudah ada isi item DP nya dengan Unit Price sebesar Total PO kita. Ganti Unit Price sebesar DP yang akan ditagihkan saja. Kemudian klik button Purchase Payment diatas. Hasil Jurnal Purchase Invoice tsb adalah Advanced Purchase(D) pada Hutang Dagang(K).
  3. Ditampilan Purchase Payment, isi Cash/Bank dan tanggal sesuai tanggal pelunasan lalu Save&Close. Ditampilan Faktur Pembelian dan PO juga kita Save&Close. Hasil Jurnal Pelunasan DP Hutang Dagang(K) pada Cash/Bank(K).
Selesai untuk proses Pencatatan Pesanan Pembelian dengan DP.
      4. Jika ada proses  penerimaan barang sebelum terima faktur, mencatat penerimaan barang dari Activities | Purchase | Receive Item, Pilih Vendor lalu pilih option Select PO di samping nama Vendor tsb. Jurnal yang terjadi disini adalah Inventory(D) pada Unbilled Goods(K).
      5. Untuk tagihan sisa nya, dari Activities | Purchase | Purchase Invoice, pilih Vendor lalu pilih Select PO di samping nama Vendor, pilih PO No yang kita buat di langkah 1 diatas, otomatis Item-item dari Pesanan akan muncul di Tab Item, dan DP PO sebagai nilai yang dipotong akan tampil di Tab Use DP. Save&Close. Jika Select PO, jurnal yang terbentuk adalah Inventory(D) pada Hutang Dagang(K) dan Advanced Purchase(K).

Jika kita melalui langkah no.4 diatas, Di Purchase Invoice yang dibuat di langkah ke5 ini, kita pilih Select RI. Jika Select RI, jurnal yang terbentuk adalah Unbilled Goods(D) pada Hutang Dagang(K) dan Advanced Purchase(K).

Sehingga Purchase Invoice tersebut akan terhutang sebesar sisanya yang sudah dipotong DP.

(Available for v4)

 

 

MEMBUAT LAPORAN ANALISA JUMLAH QUANTITY ITEM TERHADAP “MINIMUM QUANTITY” ITEMNYA

/0 Comments/in /by

Membuat Laporan Analisa Jumlah Quantity Item Terhadap “Minimum

Quantity” Itemnya

 

Untuk membuat laporan analisa apakah suatu item sudah dibawah standar minimum quantity dari yang sudah kita tentukan atau belum, maka kita bisa menggunakan laporan Item List dengan membuat beberapa modifikasi. langkah untuk membuat report tsb adalah sbb:

  1. Pastikan item-item yang mau kita gunakan, sudah disetting standar minimum qty nya dari tab “Sales/Purchases” pada field Min Qty. Reorder. 
  2. Buat report Item List. Masuk ke menu List | Item, kemudian klik tombol Print.
  3. Di Available Columns, masukan kolom Minimum Qty. dan satu kolom Calculated Field. Kemudian ceklis keduanya di Columns & Filters, agar nanti tampil di laporan.
  4. Pada kolom Calculated Field, masukan rumus berikut:

 

IIF([GETITEMQUANTITY.QUANTITY]>=[ITEM.MINIMUMQTY],1,0,)

Bahasa analisa dari rumus diatas adalah:

1. Jika barang lebih atau sama dengan Min. Qty = 1

2. Jika barang kurang dari Min Qty = 0

Dalam hal ini, angka satu dan nol dipakai karena rumus di Calculated Field tidak bisa mengambil kesimpulan berupa kata seperti misalnya OK” dengan “Tidak Ok”; atau “Aman” dengan “Tidak Aman”

(Available for V4) 

 

 

Error The following error(s) have occured: PasteSpecial method of Range class failed saat export laporan ke excel

/0 Comments/in /by

Pada saat mengexport laporan dari ACCURATE ke excel, muncul notifikasi Error The following error(s) have occured: PasteSpecial method of Range class failed

Maka, pastikan komputer tsb sudah menginstall microsoft office excel ulangi lagi export nya dan untuk settingannya di centang hanya Fast export dan Merge cells.

 

(Available for version 5)

MENAMPILKAN VENDOR NO. DI PREVIEW PURCHASE ORDER

/0 Comments/in /by

Menampilkan Vendor No. Di Preview Purchase Order

Apabila Anda mempunyai kebutuhan yaitu menampilkan Vendor No. pada saat preview Purchase Order seperti pada gambar dibawah ini:

Maka langkah-langkah untuk menampilkan Vendor No. di preview Purchase Order adalah sbb:

  • Klik menu Setup | Form Template | Klik Purchase Order | Double klik Purchase Order yang ingin diedit;
  • Klik tombol Design as FRF;

  • Klik menu File | Data Dictionary…;                                                                                                                             

Pada column Variables, klik Folder Vendor | Klik New Variable | Rename Variable 1 menjadi Vendor No. (misalnya) | Pada column Values silahkan pilih DialogForm.qryPO | Klik PERSONNO | Ok;                                                                                                                                                                                                                 

  • Double klik Rectangle yang ingin menyisipkan variable Vendor No. tsb hingga muncul Text Editor (apabila ingin membuat rectangle baru, silahkan klik tombol insert rectangle object) ;
  • Klik Insert Expression | Klik tombol Variable… | Klik folder Vendor dan klik Vendor No. | Ok;

  • Klik tanda centang (Ok) lalu save template tsb.

(Available for V4) 

 

 

MENAMPILKAN NOMOR URUT ITEM PER MASING-MASING ITEM GROUPING

/0 Comments/in /by

Menampilkan Nomor Urut Item Per Masing-Masing

Item Grouping

Jika ada item yang di jual secara grouping dan hasil cetakan atas SI nya ingin di buat penomoran seperti tampilan di bawah ini, maka yang harus dilakukan:

 

  • Masuk ke dalam Setup | Form Template | Sales Invoice 
  • Klik Designer | kemudian klik File | Data Dictionary | buatkan variable baru di folder Invoice Item dengan nama Item Type
  • di bagian DialogForm/qrySIARInvDet pilih ITEMTYPE
  • Di Data Dictionary pada folder Invoice Item ubah expression dari variable No menjadi angka 0
  • Di memo yang menampilkan Quantity rubah isinya menjadi :

[IF(ItemType<> 3, Quantity, “)]

  • Di memo yang menampilkan Sequence No ganti isinya menjadi :

[IF(ItemType<> 3, No, “)]

  • Kemudian tambahkan Script di bawah ini :

if FinalPass then                                                                                                                                                                  begin                                                                                                                                                                                    if ItemType<>3 then No:=No+1;                                                                                                                                        if ItemType=3 then No:=0;                                                                                                                                                  end;

  • Sehingga keseluruhan script menjadi seperti berikut ini :

  • Save

(Available for Accurate V4 & V5)